Разница между архивированием и удалением в gmail

Знайте, что делать со всем, что вы получаете в Gmail

Для большинства людей Gmail является одним из наиболее важных инструментов в их повседневной жизни. Проблема заключается в том, что большинство получают так много электронных писем, что трудно поддерживать организованный почтовый ящик и не заполнять случайные ненужные электронные письма. Gmail предлагает пользователям несколько способов организации и сортировки своих электронных писем по разным папкам, вкладкам и тегам, но в то время, когда поиск Google может сканировать миллионы слов в секунду, почему необходимо приложить столько усилий для поддержания вашей Gmail организованной? К счастью, в Gmail есть инструмент архивации, который поможет вам очистить интерфейс, не затрачивая несколько дней на размещение каждого письма в отдельной папке.

Что такое архивирование?

Процесс архивирования электронной почты в Gmail заключается в том, что он берется и помещается в папку, где он будет продолжать существовать, но больше не будет загромождать ваш почтовый ящик. Самое приятное в этом то, что он все еще будет доступен в будущем при необходимости. Gmail прекрасно справляется с этой задачей, поскольку позволяет пользователям быстро и легко архивировать свои электронные письма.

Что такое удаление?

Когда вы решаете удалить электронное письмо, оно отправляется в корзину. Эта папка действует как резервная копия, только если вы не хотели избавиться от электронной почты. Некоторые люди также используют папку для мусора в качестве места для писем, которые они не считают настолько важными, чтобы иметь их в папке «Входящие». Проблема заключается в том, что Gmail автоматически удаляет почту, помещенную в корзину, через 30 дней. Поэтому, хотя использование папки для мусора в качестве инструмента для очистки папки «Входящие» может показаться хорошей идеей, просто знайте, что вы, скорее всего, потеряете письмо, которое вам может понадобиться в будущем.

Почему вы должны архивировать свои электронные письма

Скажем, вы разговариваете с кем-то и обмениваетесь информацией, такой как адрес или номер телефона. В этот момент вы можете записать или сохранить все, что вам нужно, поэтому вы решили удалить беседу, поскольку не видите смысла в том, чтобы она больше не загромождала ваш почтовый ящик.

Теперь представьте, сколько времени вам не понадобится, чтобы оглянуться назад на этот разговор или получить информацию из этих писем, но по какой-то причине, теперь вы это делаете. Если вы удалите ветку электронной почты, вы не сможете оглянуться назад и легко найти то, что ищете. Если вы заархивируете электронное письмо, вам больше не нужно будет видеть его в папке «Входящие», но вы также будете иметь душевное спокойствие, зная, что при необходимости быстрый поиск вернет его вам.

Кроме того, все ваши архивные электронные письма находятся в папке «Вся почта», которую можно найти в навигационном ящике. Электронные письма не организованы после архивации, но если вам нужен быстрый доступ к недавно заархивированному электронному письму, оно будет в верхней части списка.

Как заархивировать электронную почту в Gmail на Android

Есть три быстрых и простых способа архивировать ваши электронные письма. Два из этих методов предназначены для архивирования отдельных электронных писем, а третий - способ выбрать несколько электронных писем и заархивировать их для последующего использования.

Самый быстрый, самый простой и наиболее вероятный способ архивации электронной почты - это смахнуть ее, просматривая список всех ваших электронных писем в вашем почтовом ящике. Так как большинство пользователей Android привыкли получать доступ к навигационному ящику от смахивания с левого края экрана, легко отослать электронные письма для архивации. К счастью, сразу после считывания электронного письма Gmail позволяет отменить действие, просто нажав кнопку отмены, которая появляется в течение нескольких минут после архивирования.

В настройках Gmail вы можете быстро отключить эту функцию, если вы делаете это много случайно или просто не нуждаетесь в этой функции. Для этого откройте панель навигации, прокрутите вниз до нижней части, где находятся настройки, введите общие настройки, и второй параметр сверху даст вам возможность включить или отключить «пролистать до архива».

Второй способ архивирования электронной почты - это просмотр отдельной ветки сообщений. После того, как вы закончили читать содержимое электронного письма, вас приветствуют несколько опций на панели задач. Один из множества значков, ожидающих вас, - это коробка со стрелкой, направленной вниз. Это кнопка архива. Если вы выберете это при просмотре электронной почты, вы будете отправлены обратно в папку «Входящие», и в течение нескольких секунд в нижней части экрана появится сообщение о том, что электронная почта была заархивирована. Если вы не хотели архивировать электронную почту, снова есть кнопка отмены, которую вы можете выбрать, чтобы вернуть свою электронную почту в исходное местоположение.

Наконец, если вы просматриваете свой почтовый ящик и решаете, что пришло время действительно очистить его, последний способ сделает это быстро и легко. Просматривая свой почтовый ящик в виде списка, вы можете щелкнуть изображение отправителя (обычно это цветной прямоугольник с первой буквой имени отправителя внутри него) или нажать и удерживать электронное письмо, чтобы выбрать его.

Продолжите процесс выбора большего количества электронных писем, и после того, как все, что вы хотите заархивировать, будет выбрано, нажмите на тот же значок в виде коробки со стрелкой вниз, которая находится на панели задач. Как и в последнем методе, сразу после архивации электронных писем в нижней части экрана появится статус, информирующий вас о том, что вы архивируете многочисленные электронные письма, и предоставляющий вам возможность отменить действие.

Если вы когда-либо беспокоились о том, что можете случайно заархивировать или удалить какие-либо электронные письма любым из указанных выше способов, Gmail позволяет вам включить функцию, которая добавляет еще один шаг к архивированию или удалению электронных писем. Эта авторизация добавляет всплывающее диалоговое окно, которое появляется при попытке удалить или заархивировать электронное письмо, в котором будет запрашиваться подтверждение того, что вы действительно хотите выполнить выбранное действие.

Чтобы включить это, откройте панель навигации, прокрутите вниз до настроек, выберите общие настройки, и в нижней части меню есть два флажка, чтобы включить подтверждение перед удалением и архивированием.

Благодаря этим новым знаниям в области архивирования и удаления вы сможете более эффективно очищать папку «Входящие» Gmail и работать более эффективно, при этом никогда не избавляясь от информации, которая может понадобиться вам когда-нибудь.